Privacy-informatie Offline Event Flamingles

Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026

Leuk dat je meedoet aan het Offline Event van Flamingles. Om het event goed te organiseren, hebben we een aantal persoonsgegevens van je nodig. In deze privacy-informatie leggen we specifiek uit welke gegevens we in het kader van het Offline Event verwerken en waarvoor we deze gebruiken.

Deze informatie is een aanvulling op de algemene Privacyverklaring van Flamingles. De algemene privacyverklaring blijft van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Flamingles.

1. Wie zijn wij?

Het Offline Event wordt georganiseerd door Flamingles.

Flamingles
Meidoornstraat 63
2563 GG Den Haag
Nederland

E-mail: info@flamingles.nl
Telefoon: +31 6 18703065

Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Offline Event is Flamingles de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je je aanmeldt voor het Offline Event kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• je voor- en achternaam;

• je e-mailadres;

• je telefoonnummer;

• je bedrijfsnaam en functie, als je deze met ons deelt;

• je Instagram- of andere socialmedia-account, als je deze met ons deelt;

• informatie over met wie je naar het event komt;

• je antwoorden op vragen over je verwachtingen, interesses en voorkeuren met betrekking tot het event;

• dieetwensen, allergieën of intoleranties voor zover deze noodzakelijk zijn om de catering goed te kunnen organiseren;

• andere praktische informatie die je vrijwillig met ons deelt;

• je keuzes en toestemmingen met betrekking tot foto's, video's, quotes en socialmedia-vermeldingen.

We proberen alleen gegevens te verzamelen die nodig zijn voor de organisatie van het event of waarvoor je zelf kiest om deze met ons te delen.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

We gebruiken de gegevens die je met ons deelt voor de volgende doeleinden:

Organisatie van het Offline Event

We gebruiken je gegevens om:

• je aanmelding te verwerken;

• contact met je op te nemen over het event;

• praktische informatie over het event met je te delen;

• eventuele wijzigingen of belangrijke mededelingen door te geven;

• de deelnemersgroep en onderdelen van het event voor te bereiden;

• rekening te houden met dieetwensen en andere praktische behoeften;

• het event zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de deelnemers.

Foto's en video's

Tijdens het Offline Event kunnen foto's en video's worden gemaakt.

We willen de avond graag vastleggen en mogelijk beelden gebruiken om toekomstige Offline events en Flamingles te laten zien. Omdat je daarbij herkenbaar in beeld kunt komen, vragen we hiervoor afzonderlijk naar jouw voorkeuren.

In het aanmeldformulier kun je daarom afzonderlijk aangeven of je:

• herkenbaar in beeld mag komen;

• wilt dat foto's en video's op de eigen kanalen van Flamingles mogen worden gebruikt;

• toestemming geeft voor het gebruik van beeldmateriaal in betaalde advertenties;

• toestemming geeft om je socialmedia-account te taggen of te vermelden.

Je deelname aan het Offline Event is niet afhankelijk van toestemming voor het gebruik van jouw beeldmateriaal.

Quotes en reacties

Tijdens het event kunnen we deelnemers vragen naar hun ervaring of een korte reactie geven.

Wanneer we een dergelijke reactie of quote herkenbaar aan jou willen gebruiken in communicatie of promotie van Flamingles, vragen we hiervoor afzonderlijk toestemming.

Je kunt daarbij ook aangeven of je naam, bedrijfsnaam of juist geen naam bij de quote mag worden vermeld.

Toekomstige communicatie

In het aanmeldformulier kun je afzonderlijk aangeven of je:

• op de hoogte wilt blijven van toekomstige Offline events;

• nieuws, inspiratie of aanbiedingen van Flamingles wilt ontvangen.

Deze toestemming is niet nodig om aan het Offline Event deel te nemen.

4. Foto's en video's: jouw keuze

We willen transparant zijn over het gebruik van beeldmateriaal.

Wanneer je toestemming geeft voor het gebruik van herkenbare foto's of video's, kunnen deze worden gebruikt op bijvoorbeeld:

• de website van Flamingles;

• Instagram;

• Facebook;

• LinkedIn;

• andere eigen communicatiekanalen van Flamingles;

• betaalde online advertenties, wanneer je hiervoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven.

Toestemming voor gebruik op de eigen kanalen van Flamingles betekent niet automatisch dat je toestemming hebt gegeven voor gebruik in betaalde advertenties.

Je kunt de verschillende vormen van gebruik daarom afzonderlijk aangeven in het aanmeldformulier.

Geef je aan dat je niet herkenbaar in beeld wilt komen? Dan houden we hier tijdens het event zoveel mogelijk rekening mee.

Omdat het bij een evenement niet altijd mogelijk is om iedere achtergrond of groepsfoto volledig uit te sluiten, vragen we je om je keuze vooraf duidelijk aan te geven. Je kunt dit bij aankomst ook nogmaals bij de organisatie melden.

5. Je toestemming intrekken

Wanneer we jouw toestemming gebruiken als grondslag voor een bepaalde verwerking, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van het gebruik dat al heeft plaatsgevonden voordat je de toestemming introk.

Wil je je toestemming voor bijvoorbeeld foto's, video's, quotes of marketing intrekken? Neem dan contact met ons op via:

info@flamingles.nl

We zullen je verzoek vervolgens zo snel mogelijk verwerken.

6. Met wie delen wij je gegevens?

We delen je persoonsgegevens niet zomaar met andere partijen.

Voor de organisatie van het event kunnen we gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

• registratie en formulieren;

• e-mailcommunicatie;

• opslag en verwerking van gegevens;

• fotografie en videografie;

• catering;

• andere praktische onderdelen van het event.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Flamingles verwerkt, maken we waar nodig passende afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.

We verkopen je persoonsgegevens niet.

Onze algemene privacyverklaring bevat meer informatie over de partijen waarmee Flamingles persoonsgegevens kan delen en over de diensten die wij gebruiken.

7. Bewaren van je gegevens

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld.

Gegevens die uitsluitend nodig zijn voor de organisatie van het Offline Event bewaren we zolang dit nodig is voor de voorbereiding, uitvoering en administratieve afhandeling van het event.

Daarna verwijderen of anonimiseren we deze gegevens wanneer er geen wettelijke verplichting of andere geldige reden is om ze langer te bewaren.

Gegevens waarvoor je afzonderlijk toestemming hebt gegeven, zoals toestemming voor marketing of het gebruik van beeldmateriaal, kunnen langer worden bewaard zolang dat nodig is voor het betreffende doel of totdat je je toestemming intrekt.

We kunnen gegevens over gegeven toestemmingen bewaren om te kunnen aantonen welke keuze je hebt gemaakt.

8. Gegevens over allergieën en dieetwensen

Wanneer je in het formulier informatie deelt over allergieën, intoleranties of dieetwensen, gebruiken we deze informatie uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om de catering en jouw deelname aan het event goed te kunnen organiseren.

We vragen je om alleen de informatie te delen die hiervoor noodzakelijk is.

Heb je een ernstige allergie? Bespreek dit dan ook bij aankomst met de organisatie.

9. Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden kun je onder andere:

• vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken;

• vragen om onjuiste gegevens te corrigeren;

• vragen om gegevens te verwijderen;

• vragen om de verwerking van je gegevens te beperken;

• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;

• je toestemming intrekken wanneer wij ons op toestemming baseren;

• in bepaalde situaties vragen om je persoonsgegevens over te dragen.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via:

info@flamingles.nl

Meer informatie over je privacyrechten vind je in de algemene privacyverklaring van Flamingles.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ander ongeoorloofd gebruik.

Toegang tot deelnemersgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de organisatie en uitvoering van het Offline Event.

11. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Flamingles met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:

info@flamingles.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Deze privacy-informatie kan worden aangepast wanneer onze werkwijze of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie is de versie die beschikbaar wordt gesteld aan deelnemers van het Offline Event.

Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026

Vragen over je privacy of over het gebruik van je gegevens?

Mail ons via info@flamingles.nl.